Skip to main content

Aineistonhallinnan opas: Hankkeen valmisteluvaihe

Aineistonhallintaa alusta lähtien

Aineistonhallinnan suunnitelma auttaa jäsentämään aineiston keräämistä, organisointia, käyttöä, säilyttämistä ja avaamista muiden käyttöön. Se on osa TKI-hankkeen kokonaissuunnittelua ja sitä voidaan täydentää koko hankkeen ajan. Moni rahoittaja vaatii aineistonhallintasuunnitelman laatimista ja se on tarpeen myös tutkimusluvan eettisessä käsittelyssä.

Aineistonhallinnan keskeiset periaatteet on hyvä miettiä ennen aineiston keräämistä, ja sen yksityiskohtia täsmennetään TKI-prosessin aikana. Suunnitelman tulisi kattaa koko aineiston elinkaari. Suunnitelmallinen aineistonhallinta palvelee myös myöhempiä käyttötarpeita niin jatkohankkeissa, opetuksessa kuin opiskelussa.

Jo alusta alkaen tulee selvittää, mihin eri sopimukset, lait ja ohjeistukset velvoittavat, ja miten TKI-hanke voidaan toteuttaa niin, että avoimuus toteutuu mahdollisimman hyvin. Alussa on hyvä pohtia ja kirjata ylös myös se, millaista aineistoa kerätään ja miten sitä säilytetään niin hankkeen aikana kuin hankkeen jälkeen.

Lisäksi on hyvä suunnitella julkaisukanavia kaikelle tutkimuksessa syntyvälle aineistolle ja tuloksille, kuten menetelmille, artikkeleille jne. Alusta pitäen on myös hyvä selvittää mihin eri sopimukset, lait ja ohjeistukset velvoittavat tutkijaa ja miten tutkimus on mahdollista tehdä siten, että mahdollisimman paljon voidaan julkaista mahdollisimman avoimesti. Erityyppisten aineistojen julkaisuajankohtaa ja julkaisukanavia kannattaa pohtia. Julkaisuajankohtia kannattaa miettiä avoimin mielin: kaikkea ei ehkä tarvitse julkaista vasta tutkimusprojektin päätteeksi. Varhainen avaaminen ja julkaiseminen voi tuoda yllättäviäkin hyötyjä omalle tutkimukselle

Monet rahoittajat edellyttävät aineistonhallintasuunnitelmaa ja tarjoavat sen tekemiseen mallipohjia. Avoimesta julkaisemisesta aiheutuu kuluja, jotka tulee ottaa huomioon aineistonhallintasuunnitelmassa ja budjetissa. Kannattaa myös selvittää, miten rahoittaja suhtautuu aineiston avaamisesta aiheutuvien kulujen rahoittamiseen.

Jos rahoittaja ei edellytä aineistonhallintasuunnitelmaa tai jos tutkimusta ei tehdä ulkopuolisella rahoituksella, toimitaan oman organisaation aineistonhallintaohjeiden mukaan.

"Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty"

Kansallinen ohje datan/aineistonhallinnan suunnitteluun julkaistiin toukokuussa 2018. Löydät ohjeen täältä (suomeksi sivulta 6 alkaen).

DMPTuuli-työkalu aineistonhallinnan suunnittelun apuna

Hankkeiden aineistonhallinnan suunnitelussa suositellaan käytettäväksi DMPTuuli-työkalua.      

DMPTuuli-työkalussa on valittavana joidenkin rahoittajien vaatimusten mukaisia mallipohjia sekä joitan yleisiä mallipohjia. DMPTuulin käyttöön mahdollista saada jatkossa opastusta myös Xamkissa. 

DMPTuulin yleinen suomalainen aineistonhallintasuunnitelman pohja ohjaa suunnitelman tekemistä viiden yläotsikon alle ryhmiteltyjen kysymysten avulla, jotka on avattu tarkemmin kansallisessa datanhallinnan ohjeessa.

1. Aineiston yleiskuvaus

  • Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu? Millaista aineistoa kerätään, tuotetaan tai käytetään uudelleen? Missä tiedostomuodoissa aineisto on?
  • Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan?

2. Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen

  • Mitä eettisiä seikkoja aineistosi hallintaan liittyy (esim. arkaluonteisten tietojen käsittely, tutkittavien identiteetin suojaaminen ja tietojen jakamista koskevan suostumuksen hankkiminen)?
  • Miten aineiston omistajuuteen, tekijänoikeuksiin ja immateriaalioikeu ksiin liittyviä asioita hallintaan? Estävätkö tekijänoikeudet, käyttöoikeudet tai muut rajoitukset aineiston käyttämisen tai jakamisen?

3. ​Dokumentointi ja metatiedot

  • Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimivaa ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten? Mitä metatietostandardeja, READMEtiedostoja ja muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?

4. Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana

  • Minne aineistosi tallennetaan ja miten se varmuuskopioidaan?
  • Kuka valvoo pääsyä aineistoon ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?

5. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä

  • Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista? Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville?
  • Mihin pitkällä aikavälillä arvokkaat tiedot arkistoidaan ja kuinka pitkäksi ajaksi?
  • Arvioi, kuinka paljon aikaa ja työtä tarvitaan aineiston valmistelemiseen julkaisua tai arkistointia varten.

Lähde:  Tuuli-project. (2018, May 7). General Finnish DMP guidance. Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.1035190 

Rahoitus ja rahoittajien aineistonhallintaa koskevia vaatimuksia

Tekesin julkaisusuositus koskee tällä hetkellä projektin aikana syntyviä tieteellisiä julkaisuja, ei tutkimusaineistoa. Tekes kuitenkin kannustaa tutkimusprosessin läpinäkyvyyteen ja valmistelee toimenpiteitä läpinäkyvyyden tukemiseen, esimerkiksi aineistonhallintaan liittyen.

 

​Suomen Akatemia edellyttää rahoittamiltaan hankkeilta sitoutumista julkaisujen avoimeen saatavuuteen.

Suomen Akatemia edellyttää lisäksi, että sen rahoittamien hankkeiden vastuulliset tutkijat vastaavat siitä, että Akatemian rahoittamien hankkeiden tutkimusaineistot tallennetaan ja avataan oman tieteenalan kannalta tärkeässä kansallisessa tai kansainvälisessä arkistossa tai tallennuspalvelussa. Aineistoilla voi kuitenkin perustelluista syistä olla erilaisia avoimuuden asteita vaihdellen kaikille täysin avoimesta salaiseen.

Hakemukseen on liitettävä erillisenä pakollisena liitteenä aineistonhallintasuunnitelma, jossa kuvataan tutkimusaineiston hallinta ja sen avaaminen kun hanke on päättynyt. Suunnitelman pituus voi olla 1–2 sivua. Suunnitelma voidaan tehdä DMPTuuli-työkalulla, jossa Suomen Akatemian hankkeille on oma aineistonhallintasuunnitelmapohja.

Horisontti 2020-ohjelmassa on vuoden 2017 alusta oletusarvona tutkimusaineistojen avoimuus. Avoimuudesta voi poiketa vain perustellusta syystä, esim. jos henkilötietojen ja yksityisyyden suoja, tulosten kaupallinen hyödyntäminen tai hankkeen tavoitteet vaarantuvat aineiston avaamisesta.

Kaikilta rahoitetuilta hankkeilta edellytetään aineistonhallintasuunnitelmaa (Data Management Plan, DMP), jossa kuvataan mm. hankkeessa tuotettavat aineistot sekä niiden luotettavuuden, säilyttämisen ja uudelleenkäytön turvaaminen.

Lisätietoa: 

H2020 Online Manual > Cross-cutting issues > Open access & Data management 

H2020 Guidelines on FAIR Data Management in Horizon 2020

Tietokanta, josta voi hakea rahoittajien vaatimuksia datan ja julkaisujen avaamiselle.

Sherpa / Juliet Research funders' open access policies
 

Hyödynnä valmiita aineistoja, julkaisuja ja tutkimusinfrastruktuureja

Etsin on palvelu, jolla voi sekä kuvailla tutkimusaineistoja että etsiä niitä. Palveluun kirjaudutaan Haka-tunnuksella.


Tietoarkistoon tallennetut tutkimusaineistot sekä niiden kattavat suomen- ja englanninkieliset kuvailutiedot. Aineistojen selaaminen, hakeminen ja kuvailutietojen lukeminen on täysin vapaata. Osa aineistoista on myös avoimesti ladattavissa.

 

Uusia aineistoja

Loading ...

re3data.org - Registry of Research Data Depositories
- data-arkistojen hakupalvelu
- haku aiheen, aineistotyypin tai maan mukaan

 

 

Suomen tutkimusinfrastruktuurien tietopankki (kansalliset infrastruktuurit)

Eettinen ennakkoarviointi, tutkimuslupa , tietosuoja ja rekisteriseloste

Xamkin TKI-toiminnassa noudatetaan hyvän tieteellisen käytännön periaatteita. Xamkin tutkimusetiikan tukihenkilö on yliopettaja Johanna Hirvonen Sosiaali- ja terveysalan koulutusyksiköstä. 

Opetus- ja kulttuuriministeriön asettama tutkimuseettinen neuvottelukunta (TENK) on yhteistyössä suomalaisen tiedeyhteisön kanssa laatinut tutkimuseettisen ohjeen hyvästä tieteellisestä käytännöstä ja sen loukkausepäilyjen käsittelemisestä. Ohje:Hyvä tieteellinen käytäntö ja sen loukkausepäilyjen käsitteleminen Suomessa

Ammattikorkeakoulut ovat sitoutuneet noudattamaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) ihmistieteellisten tutkimusalojen eettisiä periaatteita.

Tutkimuksen eettinen ennakkoarviointi tulee tehdä silloin, kun tutkittavina on ihmisiä ja kun tutkittavat voivat joutua välittömän tai välillisen vahingon kohteeksi. Myös tutkimuksen julkaisufoorumi, rahoittaja tai kansainvälinen yhteistyötaho voi edellyttää ennakkoarviointia.

TENKin ohjeet: Eettinen ennakkoarviointi ihmistieteissä

Tutkimuslupa anotaan siltä kohdeorganisaatiolta, jossa tutkimus toteutetaan. Lisäksi tarvitaan suostumus tutkimukseen osallistuvilta henkilöiltä.

Henkilötietojen tietosuojanvaatimukset tulee ottaa huomioon jo hankkeen alkuvaiheessa. Aineistonhallintasuunnitelmassa selvitetään, mitä henkilötietoja hankkeessa on tarpeen kerätä tai käsitellä. Samalla on arvioitava, täyttyvätkö henkilötietolain tietosuojaa koskevat vaatimukset.

Rekisteriseloste tulee laatia ennen aineiston keruuta aina, kun tutkimusaineisto tulee sisältämään henkilötietoja. Sitä edellytetään tavallisesti myös eettisessä ennakkoarvioinnissa ja myös tutkittavilla on oikeus tutustua siihen. Jos tutkimusaineistona on ilman tutkittavan suostumusta hankittuja rekisteripohjaisia arkaluonteisia tietoja, rekisteriseloste toimitetaan myös tietosuojavaltuutetulle.

Tutustu tarkemmin:

Lisää tietoa aineistonhallinnasta