Mikä on aineistonhallintasuunnitelma?
Aineistonhallintasuunnitelma kuvaa, miten aineistoja käytetään ja käsitellään tutkimuksen eri vaiheissa. Sen avulla voi tunnistaa esimerkiksi aineistonhallintaan liittyviä riskejä, tietosuoja- ja tietoturvakysymyksiä sekä käyttöoikeuksiin liittyviä seikkoja.
Tutkimussuunnitelma ja aineistonhallintasuunnitelma ovat läheisesti yhteydessä toisiinsa. Tutkimussuunnitelmassa kerrotaan, millaisia aineistoja käytetään, miksi niitä käytetään ja miten niitä käytetään osana suunniteltavaa tutkimustyötä. Aineistonhallintasuunnitelmassa puolestaan kerrotaan, miten näitä aineistoja hallinnoidaan ja miten niiden jatkokäyttö mahdollistetaan tutkimustyön kuluessa.
Aineistonhallintasuunnitelmaa kannattaa päivittää aina, kun muutoksia tai tarkennuksia tulee hankkeen aikana. Parhaimmillaan se toimii käytännön työkaluna, jolla varmistetaan aineiston laatu ja eheys.
Hanketoimijoita suositellaan tekemään aineistonhallintasuunnitelma DMPTuuli-työkalulla. DMPTuuli-työkalun sisältämät kysymykset ohjaavat kiinnittämään huomiota aineistojen hallintaan FAIR-periaatteiden mukaisesti hankkeen elinkaaren eri vaiheissa. Työkalua tulee käyttää, jos rahoittaja niin vaatii tai jos haet tutkimuksen eettistä ennakkoarviointia.
1. Aineiston yleiskuvaus
Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu?
Millaista aineistoa keräät, tuotat tai käytät uudelleen?
Missä tiedostomuodoissa aineisto on?
Miten varmistat aineiston yhtenäisyyden ja laadun?
2. Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen
Mitä tutkimuseettisiä ja tietosuojaan liittyviä kysymyksiä aineistosi hallintaan liittyy?
Miten hallitset aineiston omistajuuteen, tekijänoikeuksiin ja immateriaalioikeuksiin liittyviä asioita?
Miten hallitset käyttämiesi, tuottamiesi ja jakamiesi tietojen oikeuksia ja mitä rajoitteita niihin liittyy?
Sisältääkö aineistosi henkilötietoja?
3. Dokumentointi ja metatiedot
Miten dokumentoit aineistot, jotta ne ovat löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimivia ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten?
Mitä metatietostandardeja, README-tiedostoja ja muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?
4. Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana
Minne tallennat aineistosi ja miten varmuuskopioit sen?
Kuka valvoo pääsyä aineistoon ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?
5. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä
Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista?
Missä ja milloin asetat aineiston tai siihen liittyvät metatiedot saataville?
Missä säilytät pitkällä aikavälillä arvokkaat aineistot ja kuinka pitkään säilytät niitä?
6. Aineistonhallintaa koskevat vastuut ja resurssit
Kuka tai ketkä vastaavat aineistonhallinnasta hankkeen elinkaaren ajan?
Mitä resursseja tarvitset aineistonhallintaan, että FAIR-periaatteiden toteuttaminen on mahdollista?
Seuraavien DMPTuuli-verkkotyöpajavideoiden (1-7) avulla voit tehdä aineistonhallintasuunnitelman ohjatusti:
1: Johdanto
2: Suunnitelman luominen ja aineiston yleiskuvaus
3: Eettiset periaatteet, tietosuoja, omistajuus ja käyttöoikeudet
4: Dokumentointi ja metatiedot
5: Aineiston tallentaminen ja varmuuskopiointi hankkeen aikana
6: Aineiston tallentaminen, avaaminen ja arkistointi hankkeen päätyttyä
7: Aineistonhallinnan vastuut ja resurssit
Lähde DMPTuuli-työkalun osalta: Avoin TKI-toiminta: SeAMK-opas
Arenen ohjeet opinnäytöiden aineistonhallintasuunnitelman tekoon Opinnäytetöiden eettiset suositukset - Arene