Aineiston säilytystarpeeseen, -aikaan, -tapaan sekä aineiston avaamiseen vaikuttavat Xamkin ohjeiden lisäksi rahoittajien ohjeet, yhteistyökumppaneiden kanssa tehdyt sopimukset, eettiset ja lainsäädännölliset tekijät sekä tutkimusartikkelin (tai muun julkaisun) kustantajan vaatimukset julkaisun pohjana oleva aineiston saatavuudesta ja avoimuudesta.
Jokainen tutkimusaineisto on ainutlaatuinen, mutta kaikkia aineistoja ei voi säilyttää ikuisesti. Säilytysajan määrittelyssä voi hyödyntää säilytystarpeen arvioinnin kriteerejä. Usein hankkeissa ja tutkimuksissa muodostuu erilaisia aineistoja, joten voi olla tarpeen määrittää, mitkä aineistot säilytetään ja mitkä tuhotaan. Henkilötietojen käsittelyn on palveltava ensisijaista käsittelytarkoitusta, ja vain poikkeuksellisesti aineisto voidaan katsoa niin merkittäväksi, että sen säilyttäminen muuta käyttötarkoitusta varten on perusteltua. Sekä dataa säilytettäessä että avattaessa jollain tulee olla aineistosta pitkäaikainen vastuu.
Erilaisia säilytysaikoja
Suunnitellun säilytysajan jälkeen tutkimusdata on hävitettävä asianmukaisesti ja tietoturva huomioiden.
Aineiston uudelleen hyödyntämisen mahdollisuudet
merkitys tieteelle nyt ja lähitulevaisuudessa tai pitkällä aikajänteellä
käyttö omalla tieteenalalla vs. laajempi käyttö täydentävänä tai vertailun mahdollistavana aineistona
aineiston sisältämän analysoimattoman tiedon määrä
Aineiston ja dokumentaation laatu
kuinka tukee tutkimuksen toistettavuutta tai laadunvarmistusta
virheettömyys, aitous, väärentämättömyys, sisäinen ristiriidattomuus, kattavuus, ajantasaisuus, oikeellisuus ja käyttökelpoisuus
Aineiston rahallinen arvo
panostetut varat ja työresurssit, kaupallinen arvo ja potentiaali
tutkimuksen rahoittajan intressi
Aineiston merkitys tutkimuksen vaikuttavuuden seurauksena yhteiskunnalle
esimerkiksi sen merkitys ihmiskunnan ongelmien ratkaisussa
esimerkiksi uutuusarvo
Aineiston historiallinen ja kulttuurillinen merkitys tai sen tieteellinen ja kulttuurinen ainutkertaisuus
osana pitkiä aikasarjoja sekä tutkijoille että yhteiskunnalle
Lähde: Anneli Lehtisalo (2023) ”Improve the quality and impact of your research through data management - A guide for making your data FAIR”. Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.8012377
Tutkimusaineisto arkistoidaan, kun aineisto on käytetty siihen tarpeeseen, mihin se on tuotettu, eikä se ole enää aktiivikäytössä.
Henkilötietoja sisältävää tutkimusaineistoa voidaan arkistoida, kun käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja/tai rekisteröidyn oikeuksiin nähden. Kun arkistoitava tutkimusaineisto sisältää erityisiä henkilötietoja, on edellä esitetyn lisäksi huomioitava tietosuojalaissa säädetyt suojatoimenpiteet.
Aineiston tuhoamiseen vaikuttaa se, millaista alustaa aineistojen säilytykseen on käytetty. Paperisen aineiston voi tuhota tehokkaasti silppurilla tai polttamalla. Sähköisen aineiston tuhoaminen voi tapahtua päällekirjoittamalla. Jos tiedosto deletoidaan pilvipalveluista, se tuhoutuu 30 päivän sisällä.
Tarpeettomat tiedostot ja tietojärjestelmien käytön yhteydessä syntyvät väliaikaistiedostot, joille ei ole määritelty virallisia säilytysaikoja, on tuhottava, kun käyttötarve tai arkistointivelvoite päättyy. Huomioi myös tietosuojailmoituksissa tai -selosteissa määritellyt henkilötietojen käsittelyajat ja tuhoa tiedot, joiden käsittelyaika on umpeutunut.