Siirry pääsisältöön

Tutkimusaineistojen hallinta, käsittely ja avaaminen

Tutkimuslupa

Ennen aineistonkeruuta on tärkeää selvittää, tarvitaanko aineiston keräämiseen tutkimuslupa.

  • Jos tutkimuksen kohteena on jossakin organisaatiossa tapahtuva toiminta (esimerkiksi sairaala, oppilaitos tai yritys), tulee organisaatiolta  pyytää lupa tutkimuksen toteuttamiseen.
     
  • Tutkimuslupaa pyydetään kohdeorganisaatiolta sen määrittelemien käytäntöjen mukaisesti. Useat organisaatiot kertovat lupakäytänteistään verkkosivuillaan. Erityisesti isoissa organisaatioissa lupien käsittely noudattaa tiettyä kaavaa ja aikataulua, jonka vuoksi lupapyynnön käsittely voi olla hidasta.
     
  • Koulussa tai päiväkodissa toteutettava tutkimus, esimerkiksi kysely- tai havainnointitutkimus, voidaan tehdä ilman vanhempien tai muun huoltajan erillistä suostumusta, jos tutkimusaineistoon ei tallenneta yksilöityjä tunnistetietoja (nimi, henkilötunnus, osoite). Huoltajien informointi tutkimuksesta on kuitenkin suotavaa. (Lähde: https://www.tenk.fi/sites/tenk.fi/files/media/Kuula-Luumi.pdf)
     
  • Jos tutkimus kohdistuu Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun henkilökuntaan tai opiskelijoihin, täytyy tutkimuksen tekijän hakea tutkimuslupaa. Lomake löytyy tämän oppaan kohdasta Xamkin ohjeet ja tuki > Xamkin tutkimuslomakkeet.

Lähde: Avoin TKI-toiminta: SeAMK-opas

Tutkittavien informointi

Informoinnin perusteella tutkittavien tulee ymmärtää, kuinka heitä koskevia henkilötietoja kerätään, käytetään, luovutetaan, säilytetään ja muulla tavoin käsitellään.

  • Henkilötietojen käsittelylle tulee aina olla käsittelyperuste. Tutkimuksen käsittelyperusteita ovat esimerkiksi suostumus ja rekisterinpitäjän lakisääteisen tehtävän suorittaminen. Suostumuksen tulee olla tietosuoja-asetuksen mukainen. Katso Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus.
     
  • Tutkittavien informointi on tärkeä osa tutkimusaineiston elinkaarta. Huolellinen informointi ja riittävät suostumukset muodostavat perustan eettiselle ja lainmukaiselle tutkimukselle sekä pitkäaikaisille tutkimushankkeille.
  • Informoinnilta edellytetty yksityiskohtaisuus ja laajuus määräytyvät tutkimuksen erityispiirteiden mukaan. Niiden merkitys tulisi arvioida jo osana tutkimuksen etukäteissuunnittelua. Keskeistä on se, onko kyse tunnisteellisesta aineistosta eli aineistosta, josta voidaan tunnistaa esimerkiksi yksittäinen henkilö.
     
  • Tutkittavia tulee aina informoida kirjallisesti, kun käsitellään arkaluonteisia tietoja. Kun tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia tietoja, informointi voidaan antaa myös suullisesti, jolloin tutkijan on kuitenkin dokumentoitava, miten hän on tutkittavia suullisesti informoinut.
  • Tutkittavien informointi koostuu seuraavista osa-alueista:
    • Yhteystiedot
    • Tutkimuksen aihe ja tavoite
    • Aineistonkeruun toteuttaminen
    • Osallistumisen vapaaehtoisuus
    • Tutkimusaineiston käsittelyn luottamuksellisuus
    • Rekisteri- ja asiakirjatietojen yhdistäminen tutkittavan antamiin tietoihin
    • Tutkittavien yksityisyys tutkimusjulkaisuissa
    • Tutkimusaineiston jatkokäytöstä ja arkistoinnista informoiminen.
       
  • Tietoarkiston ohjeissa kerrotaan, miten ja mistä tutkittavia informoidaan, kun tutkimuksessa käsitellään heidän henkilötietojaan. Ohjeissa on yksityiskohtaisesti selitetty informoinnin laatuvaatimukset, ajankohta ja sisältö. Tutustu Tietoarkiston henkilötiedon käsittelyä koskeviin ohjeisiin.
  • Tietosuojailmoitusten mallipohjat ja tutkittavien informoinnin ja suostumuksen mallipohjat löytyvät tämän oppaan kohdasta Xamkin lomakkeet.

Lähde: Avoin TKI-toiminta: SeAMK-opas

Suostumus

Suostumuksen on oltava vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaisu, jolla tutkittava lausumalla tai selkeästi suostumusta ilmaisevalla toimella hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Suostumuksen käyttämiseen liittyy lisäksi eräitä lisäedellytyksiä, ja sen – kuten muidenkin käsittelyperusteiden – käyttämisen tulisi perustua asianmukaiseen harkintaan. Yleistä tietoa suostumuksen edellytyksistä (Avautuu uuteen välilehteen) voi lukea Tietosuojavaltuutetun sivuilta. Tieteellisen tutkimuksen yhteydessä on keskeistä huomata, että suostumus osallistua tutkimukseen ei ole suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Lähde: Aineistonhallinnan käsikirja. Informointi henkilötietojen käsittelystä - Tietoarkisto (tuni.fi)

Saavutettavuusseloste | Accessibility statement