Lähtökohtaisesti kaikki kerätyt aineistot kuvaillaan. Avoimuuden näkökulmasta on tärkeää, että aineistojen kuvailutiedot ovat julkisesti saatavissa, vaikka itse aineisto ei olisikaan vapaasti ladattavissa. Hyvä aineistojen käsittelyn dokumentointi ja aineistojen organisointi luovat edellytykset hyvälle kuvailulle.
Aineistojen kuvailussa on tärkeää noudattaa yhteisesti sovittuja käytäntöjä. Käytännöt voivat vaihdella eri tieteenaloilla ja eri data-arkistoissa. Tieto tulee syöttää data-arkiston vaatimalla tavalla, että tieto olisi koneluettavaa ja että eri järjestelmien välinen yhteentoimivuus voidaan taata. Huolellinen kuvailu on mahdollisuus parantaa aineiston löydettävyyttä ja uudelleenkäytettävyyttä.
Tutkimusaineistojen kuvailuun on myös kansallinen ohje, jota voi hyödyntää tai soveltaa myös muille aineistoille.
Kuvailutiedoilla olisi hyvä olla pysyvä tunniste, joka yleensä edellyttää kansallisten ja kansainvälisten luotettavien data-arkistojen käyttöä. Data-arkistoissa kuvailutiedot on yleensä lisensoitu CC0-lisenssillä, joka mahdollistaa muun muassa kuvailutietojen käyttämisen ja jakamisen vapaasti.
Osa kuvailua on sanastojen, thesaurusten ja ontologioiden hyödyntäminen, jotta kuvailevat sanat olisivat koneluettavia. Kullakin data-arkistolla on omat käytänteensä. Suomessa käytetyin palvelu on Finto.fi, joka on keskitetty palvelu eri alojen yhteentoimiville sanastoille, ontologioille ja luokituksille. Finto AI on puolestaan tekoälypohjainen automaattisen sisällönkuvailun palvelu.
Mikäli aineistolle halutaan laajempaan näkyvyyttä, voi käyttää esimerkiksi Qvain-palvelua. Qvain-palvelulla kuvaillut aineistot ovat haettavissa Etsimestä, joka on tutkimusaineistojen hakupalvelu. Qvain ja Etsin sisältyvät CSC:n tuottamaan Fairdata-palvelukokonaisuuteen. Näin toimittaessa aineisto saa myös pysyvän tunnisteen ja tiedot siirtyvät muun muassa Tiedejatutkimus.fi -palveluun.